KADERHELD
Vereinsverwaltung & Social Media
Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung
gemäß Art. 28 DSGVO · Stand 07.09.2026
zwischen dem Verein, der Kaderheld nutzt (Verantwortlicher), und der IT-DevCon e.U., Am Eichberg 26, 4470 Enns, Österreich (Auftragsverarbeiter).
Diese Vereinbarung wird mit dem Anlegen eines Vereins bzw. Teams in Kaderheld geschlossen. Auf Wunsch stellen wir sie unterschrieben zu; diese Seite lässt sich ausdrucken.
1. Gegenstand und Dauer
Der Auftragsverarbeiter betreibt für den Verein die Anwendung app.kaderheld.net und verarbeitet dabei die vom Verein eingetragenen personenbezogenen Daten. Die Vereinbarung gilt, solange der Verein die Anwendung nutzt.
2. Art, Zweck, Datenkategorien, Betroffene
- Zweck: Organisation des Vereinsbetriebs — Termine, Zu-/Absagen, Anwesenheit, Kader und Aufstellungen, Mitgliederverwaltung, Beitragswesen, Kommunikation, Medien und Social-Media-Inhalte.
- Datenkategorien: Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Foto), Rollen und Mitgliedschaften, Termin- und Teilnahmedaten, sportliche Daten (Einsätze, Tore, Statistiken), Nachrichten, Fotos und Videos, Dokumente, Beitrags- und Zahlungsdaten inklusive Bankverbindung bei Lastschrift, Beziehungen Eltern–Kind.
- Betroffene: Vereinsmitglieder, Spieler (auch Minderjährige), Erziehungsberechtigte, Trainer, Funktionäre, Helfer.
3. Weisungen
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet Daten nur im Rahmen dieser Vereinbarung und nach dokumentierten Weisungen des Vereins; Weisungen werden über die Funktionen der Anwendung oder in Textform erteilt. Hält er eine Weisung für rechtswidrig, weist er den Verein darauf hin.
4. Pflichten des Auftragsverarbeiters
- Vertraulichkeit: Alle mit der Verarbeitung befassten Personen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
- Sicherheit (Art. 32 DSGVO): verschlüsselte Übertragung, Passwort-Hashing, rollenbasierte Zugriffe, Prüfung der Team-Zugehörigkeit vor jedem Zugriff auf Fotos und Dokumente, tägliche Datensicherung, Hosting in der EU.
- Unterstützung des Vereins bei Betroffenenrechten (Auskunft, Löschung — beides in der Anwendung eingebaut) und bei Meldepflichten; Meldung von Datenschutzverletzungen ohne unangemessene Verzögerung, spätestens innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis.
- Löschung oder Rückgabe der Daten nach Ende der Nutzung, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht; Export auf Wunsch.
- Bereitstellung der Informationen, die der Verein für den Nachweis seiner Pflichten benötigt; Duldung von Überprüfungen nach Ankündigung.
5. Weitere Auftragsverarbeiter
Der Verein genehmigt den Einsatz folgender Unterauftragnehmer: IONOS SE (Hosting in Berlin, E-Mail-Versand), Push-Dienste der Browserhersteller (Zustellung von Benachrichtigungen), OpenStreetMap/Nominatim (Adressen des Sportplatzes), Open-Meteo (Wetter zu Koordinaten), Pexels (Bildsuche nach Suchbegriff), Google (nur bei Anmeldung mit Google). Änderungen kündigt der Auftragsverarbeiter mindestens vier Wochen vorher in der Anwendung an; der Verein kann aus wichtigem Grund widersprechen.
6. Pflichten des Vereins
Der Verein ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere für die Rechtsgrundlage gegenüber seinen Mitgliedern, die Einwilligung der Erziehungsberechtigten bei Kindern, die Information der Betroffenen und die Einwilligung zur Veröffentlichung von Fotos und Videos. Er vergibt Rollen und Zugriffe in der Anwendung sorgfältig.
7. Haftung und Schlussbestimmungen
Es gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Nutzungsbedingungen. Es gilt österreichisches Recht.